Galten Valgmenighed

Privatlivspolitik i Galten Valgmenighed

Her beskrives privatlivspolitik i Galten Valgmenighed, og hvordan vi forholder os til persondataforordningen (også kendt som GPDR).

Nedenfor er det beskrevet for de forskellige grupper der er.

Medlemmer

  • Kontaktoplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, email)
    • Bruges til at komme i kontakt med medlemmer.
    • I kommunikationsplatformen KirkeLiv kan kun medlemmer se medlemsadresselisten (inkl. børn).
      (Teams og andre grupper bruger ligeledes KirkeLiv.dk, men kan kun se medlemsadresselisten hvis de er medlem.)
    • Sikre at kun medlemmer får adgang til lukket gruppe på facebook.
  • Kopi af dåbsattest og vielsesattest. Dåb er et krav for medlemskab. Vielsesattest til dokumentation ved dåb.
  • CPR-nr.
    • Da vi er en del af Folkekirken sendes oplysning om medlemskab videre til dem + kommunen. (Gælder ikke associerede medlemmer.)
    • Kirkelige handlinger registreres i Folkekirkens elektroniske kirkebog
    • Indberetning af gaver/bidrag til SKAT, så man kan få skattefradrag.
    • Fødselsdato og navn opbevares fortroligt hos “ELN’s begravelseshjælp” for at vi kan tilbyde, man ikke betaler mere end sognemedlemmer ved begravelse.
  • Helbredsoplysninger. F.eks. oplysning om allergi ved tilmelding til lejr.
  • Bankkonto. Til betaling af udlæg.

Bidragydere

  • Kontaktoplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, email), Dette gælder kun for faste bidragsyder med givernummer inkl. medlemmer.
    • Bruges til at komme i kontakt.
  • CPR-nr.
    • Indberetning af gaver/bidrag til SKAT, så man kan få skattefradrag.
  • Aftaler om gavebreve og fastgiverordninger.

Frivillige teams og andre grupper der bruger kommunikationsplatformen kirkeliv.dk

  • Kontaktoplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, email)
    • Bruges til at komme i kontakt med medlemmer af de grupper man er med i. Kontaktdata kan kun ses af egne gruppers medlemmer.
    • Gudstjenesteteams, kan se kontaktoplysninger på alle medlemmer af gudstjenesteteam.

Deltagelse i arrangementer

Ved arrangementer med tilmelding kan vi bede om:

  • Kontaktoplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, email), Formål oplyses ved tilmelding.
  • Helbredsoplysninger. F.eks. oplysning om allergi ved tilmelding til lejr.

Andre

Der er andre grupper af privatlivspolitik der ikke er beskrevet her. F.eks. for personale findes det i personalehåndbogen.

Opbevaring og sletning

Når man ikke længere er engageret i GAVA, sletter eller anonymiserer vi persondata. Som udgangspunkt sletter vi dog først data, når almindelige forventninger er indfriet. (F.eks. indberetning af skattefradrag som sker året efter. Desuden efterlever vi også retskrav, f.eks. at regnskab og bilag skal gemmes i 5 år.

Persondata på medlemmer opbevares forsvarligt hos præst og ansvarlig for medlemskartotek, samt kassereren. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i et aflåst rum, og elektronisk data opbevares i en sikret PC.
Vi er opmærksomme på, at persondata kun bør sendes via sikre linjer,
Data om deltagelse i udvalg og arrangementer opbevares hos ledelsen og/eller dem der arrangere det. Vi gør naturligvis alle medarbejdere opmærksomme på at slette eller anonymisere data igen, når de ikke længere tjener et formål.

Indsigt, rettelse, begrænsning og sletning

Enhver har ret til at få indsigt i, hvilke persondata vi behandler om vedkommende selv. Man har naturligvis ret til at få rettet urigtige data. Endelig har man ret til at få slettet persondata eller få begrænset det de bruges til, blot man er opmærksom på, at det kan begrænse muligheder og rettigheder.

Ansvar for persondata

Medlemmer og personer i teams bedes sikre at deres kontaktoplysninger i KirkeLiv.dk er korrekte.
Da vi deler kontaktoplysninger internt med hhv. medlemmer og teams, er man ansvarlige for at passe godt på disse personoplysninger og ikke dele dem med tredjemand.

Håndtering af brud på data

I tilfælde af en læk i vores persondata, kontaktes Datatilsynet højst 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer hurtigst muligt. Afhængig af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

Vedr. børn

Behandling af data om børn under 15 år skal skriftligt godkendes af forældrene.  
I forbindelse med kirkens børnearbejde, indhentes såkaldt Børneattest på medarbejderne, så vi kan sikre os bedst muligt mod overgreb mod børnene. Disse børneattester opbevares forsvarligt hos bestyrelsen. Der indhentes en ny Børneattest hvert år.

Ved spørgsmål til dette, eller ønske om indsigt, rettelse, begrænsning eller sletning så kontakt formanden (formand@gava.dk)